働き方改革に関する法改正やコロナウイルスの蔓延などによるテレワークの増加にともない、業務効率化や生産性向上が注目されています。業務効率化を実現させる際には、業務効率化ツールの使用が選択肢の1つになるでしょう。しかし、用途も特徴も違う様々なツールの中から、時代の変化に対応して目的に合ったものを見つけるのは難しく、ツールを比較したり考えるだけでも時間がかかってしまいます。そこで、本記事では、目的別で業務効率化を推進できるツールを紹介します。
思考力や判断力を使わない単純作業の効率化
課題
- エクセルを使用したデータ入力
- 定型的なメールの送信
- 注文書の集計と請求書の作成
このような単純作業は、どのような企業であっても少なからず発生します。思考力や判断力を使わない入力などの単純作業に人員を割いてしまうと、体制の維持や人件費だけがかかってしまいます。加えて、チェック作業やその他の単純作業に追われることで、思考力や判断力を使うクリエイティブな業務に割く時間も少なくなってしまうのです。そうなると、クリエイティブな業務の質が下がり、実際に売上が下がってしまう可能性もあります。
課題解決のポイント
「単純作業に人員を割かないこと」が課題解決のポイントです。10名必要なところを3名に減らすだけでも、配置の数や人件費を3分の1に削減できます。また、残りの7名はクリエイティブ業務に時間を多く使い、作業を進められるようになります。そのため、生産性を向上する可能性もあるのです。単純作業に人員を割かないようにするためには、RPAの機能を持つ業務効率化ツールを導入すると良いでしょう。RPAとは、Robotic Process Automationの頭文字を取ったもので、人間がコンピュータ上で行っている単純作業をロボットが代わりに行う便利なツールです。このツールを使うことで、単純作業に割く人員を減らして業務を自動化できるため、特に業務効率化・生産性向上・時間のスピード短縮・コストや入力ミスの削減が期待できます。
課題解決ツールの種類
RPAには、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型という3つの型があります。デスクトップ型は、導入費用が安く簡単に管理できる点がメリットです。しかし、大量のデータは処理できない点がデメリットになります。また、サーバー型は、導入費用が高いです。その代わり、大量のデータを処理でき、セキュリティ面に強い点がメリットです。一方で、RPAツールサーバーとネットワークを構築する必要があるため、情報システム技術者が必要になる点がデメリットになります。クラウドで情報を管理すれば、場所を選ばずに必要なファイルにアクセスできます。そして、クラウド型は、導入費用が安くサーバーなどの用意をする必要がない点がメリットです。対して、データ漏洩のリスクがある点はデメリットになります。
「紙の契約書を使わない」契約締結の効率化
課題
- 契約書の印刷・押印
- 収入印紙の購入
- 契約書の郵送・返送
このように契約締結には、多くのプロセスがあります。加えて、契約金額に応じて印紙税もかかってしまいます。また、郵便局やコンビニに収入印紙を買いに行く手間もあるのです。つまり、印紙税だけではなく人件費もかかっているのです。さらに、契約書をなくしてしまうなどのアクシデントが発生する可能性もあります。
課題解決のポイント
「紙の契約書を使わないこと」が課題解決のポイントです。そのためには、電子契約ツールやデータベースを導入すると良いでしょう。電子契約ツールを導入すれば、紙の契約書を使わなければ課税の対象にならないため、収入印紙を購入する必要がなくなります。加えて、郵送代・封筒代・紙代・インク代などもかかりません。このように、紙の契約書を使わなければ、同時に様々なコストを削減できるのです。また、紙の契約書のときに発生していたプロセスがなくなるため、リアルタイムに近い形で契約資料の管理を行えるようになります。さらに、社内のパソコンで契約書を整理できることから、紛失などのアクシデント回避に役立ちます。データベース内が充実していれば、必要な情報を短時間で検索できます。
課題解決ツールの種類
電子契約ツールには、電子締結のみを目的としたものと電子締結に付随して発生する業務まで大幅にサポートしてくれるものがあります。アドビ株式会社が提供している「Adobe Sign」は、電子締結のみを目的としているツールです。契約書の雛形などのテンプレートや契約書の情報管理、契約業務管理やプロジェクト・ファイル管理などのサポートはありません。そのため、月額費用は2,000円以下と安くなっています。一方で、ContractS株式会社が提供している「ContractS CLM」は、テンプレートや契約書管理、契約業務管理やプロジェクト管理など、電子締結に付随して発生する業務までサポートしてくれるツールです。したがって、初期費用200,000円以上で月額費用も100,000円以上と高額になります。このように、電子契約ツールにはさまざまな種類があるので、会社に合ったツールを徹底的に選定する必要があります。
プロジェクト管理の業務効率化
課題
- タスクを忘れる
- ミーティングが長くなる
- 誰が何をやっているのかわからない
プロジェクトが大きくなると社員それぞれのタスクの管理が難しくなります。プロジェクト目標やタスクを管理するためには自社ミーティングやWeb会議などを多く行い、プロジェクトの進捗状況や内容を確認しなければいけません。しかし、Web会議などを行い随時ビジネスプロジェクトの進捗状況を確認することに作業の工数や時間を多く使えば、業務効率・生産性を低下させることにつながってしまいます。加えて、Web商談の前後などでは、全体の進捗状況は確認できますが、顧客や社員それぞれをサポートすることはできません。そのため、メンバー1人の遅れなどのトラブルによって時間がかかると、現在の状況把握やプロジェクト全体の進行が遅れてしまうことになりかねないのです。
課題解決のポイント
「社員それぞれが抱えるタスクを可視化して共有すること」が課題解決のポイントです。そのためには、ユーザー同士のコミュニケーションを円滑にするプロジェクト管理ツールを導入すると良いでしょう。どの担当部署で・誰が・何を・いつまでに行うのかを設定し随時確認すれば、社内ミーティングやWeb会議を行う頻度を減少させることができます。また、chatwork・trello・backlog・slack・ZOOMなどのWEBアプリと複数の社給スマホが連携できていたり、チャットなどを使ってPC上でタスクが共有されると自分がやるべきことが明確になるため、業務に取り組む人の集中力が改善する効果も期待できます。他にマーケティング活動や客先との営業活動で会議のスケジュールが共有されるだけでも、各メンバーがミーティングの日時に合わせて会議に参加しやすくなります。加えて、抜け漏れを防げるため、アクシデントも未然に回避できるのです。名刺の電子化も図れるので、印刷費も削減できるでしょう。
課題解決ツール
プロジェクト管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は、インターネットを介してITシステムを稼働させるため、インターネット環境さえあれば利用できます。これにより、社内外でのファイル共有が可能になるのです。加えて、スマートフォンやタブレットなどからもアクセスできる点がメリットです。また、導入費用が安いこともメリットになります。しかし、デバイスの紛失などのアクシデントによって、情報漏洩の問題が発生する危険性がありますし、あらゆる面でセキュリティを強化する必要があります。さらにメンバーによってはソフトウェアの使い方が分からず、社内で浸透しにくい場合もあります。これらがデメリットです。
一方で、オンプレミス型は、社内にサーバーを構築しインストールすることにより利用できます。これにより、社外からのアクセスができなくなります。その分、セキュリティが強固になる点がメリットです。しかし、担当者が社外からのアクセスに対応できないため、従業員同士でリアルタイムの情報共有が難しくなる点がデメリットになります。また、導入費用が高いこともデメリットです。
最適なツールを選択するべき
おすすめツールの情報を探して目的に合ったツールや方法を選んでも、ツールごとに提供しているサービスが変わります。AI関連のサービスが多く含まれているツールは高価である場合が多いです。つまり、自社業務と関連のないサービスが含まれているツールを選択すると、無駄な費用を払うことになってしまいます。基本的な情報共有や運用方法・開発のカスタマイズ方針もはっきりしておらず、自社マニュアルを作成しなければいけない場合は、ツールの導入後に社内の調整などで大きなコスト負担を強いられることもあります。そのため業務の問題点を分析し、利用目的を把握した上で最適なツールを選ぶ意識が必要がですし、製品のトライアルや資料ダウンロードを通じて料金プランや事例を比較することも重要です。自分の会社にとって最適な業務効率化ツールを今すぐ試しながら検討したい方は、お問い合わせください。
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